Der Begriff Onboarding stammt vom englischen Ausdruck „Taking On Board“ ab, was wörtlich übersetzt „an Bord nehmen“ bedeutet. Im Unternehmenskontext bezieht sich dies auf den Prozess, neue Mitarbeiter in Ihre Organisation aufzunehmen und ihnen bei der Integration zu helfen. Dies kann beispielsweise durch die Einführung in Ihre Organisationskultur, Schulungen, Einarbeitungsprogramme und persönliche Unterstützung durch Mentoren oder einen Ihrer Kollegen erfolgen.  

Der Prozess des Onboardings beginnt oft bereits vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters. Der Prozess kann mit der Vertragsunterzeichnung und der ersten Kommunikation beginnen, bei der wichtige Informationen und Unterlagen ausgetauscht werden. Dazu gehören beispielsweise Willkommenspakete, E-Mails mit Informationen über den ersten Arbeitstag, Zugang zu digitalen Onboarding-Plattformen und Einladungen zu Einführungstreffen. Am ersten Arbeitstag setzt sich das Onboarding i. d. R. mit einer Führung durch Ihre Unternehmensräumlichkeiten und der Vorstellung des neuen Mitarbeiters im Team fort. Es ist entscheidend, dass Sie als Unternehmen das Onboarding aus der Perspektive Ihrer neuen Mitarbeiter gestalten und nicht nur aus interner Sicht. Nur durch eine gut strukturierte und ansprechende „Onboarding Journey“ können Sie von Beginn an zufriedene und motivierte Mitarbeiter gewinnen, die rasch produktiv werden. 

Der Onboarding-Prozess 

Doch wie lässt sich der Onboarding-Prozess so professionell wie möglich gestalten? Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst:  

  1. Klare Kommunikation und Erwartungsmanagement: Transparente und ausführliche Informationen über die Rolle, Aufgaben und Organisationskultur helfen neuen Mitarbeitern, sich schnell einzufinden.
  2. Strukturierte Einarbeitungsprogramme: Ein gut durchdachtes Programm unterstützt neue Teammitglieder bei der schnellen Integration und vermittelt ihnen notwendige Fähigkeiten und Kenntnisse.
  3. Unterstützung durch Mentor oder Kollegen: Eine persönliche Betreuung erleichtert den Einstieg und fördert den Aufbau von Beziehungen im Team.
  4. Feedback und Evaluierung: Regelmäßige Rückmeldungen ermöglichen es, den Fortschritt zu verfolgen und auf eventuelle Anpassungen im Onboarding-Prozess einzugehen.

Hierbei sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen und jeden Schritt des Onboarding-Prozesses durchlaufen. Die folgende Grafik stellt die einzelnen Schritte des Onboarding-Prozesses übersichtlich dar: Von der Vorbereitung und dem ersten Kontakt bis zur langfristigen Entwicklung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter. Sie dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass jede Phase des Onboardings effektiv gestaltet und durchgeführt wird, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. 

Der Onboarding-Prozess umfasst mehrere Schlüsselphasen, die gemeinsam einen effektiven Einstieg neuer Teammitglieder in Ihr Unternehmen sicherstellen sollen. Zunächst beginnt der Prozess mit der Vorbereitung und Planung, in der ein detaillierter Onboarding-Plan erstellt wird und alle notwendigen Ressourcen vorbereitet werden. Anschließend folgt der erste Kontakt, bei dem den neuen Mitarbeitern Ihr Unternehmen vorgestellt wird und grundlegende Informationen übermittelt werden. Die eigentliche Einarbeitung bildet einen zentralen Teil des Prozesses, bei dem Sie Schulungen zu Organisationsprozessen und -systemen durchführen und klare Aufgaben und Erwartungen vermitteln können. Danach erfolgt die Integration ins Team, wobei die neuen Mitarbeiter vorgestellt werden und Gelegenheit haben, ihre Kollegen kennenzulernen und an Teammeetings teilzunehmen. 

Während des gesamten Prozesses ist Feedback und Unterstützung von entscheidender Bedeutung, um den Fortschritt zu überwachen und individuell auf die Bedürfnisse Ihrer neuen Mitarbeiter einzugehen. Schließlich richtet sich der Fokus auf die langfristige Entwicklung, bei der Ziele und Möglichkeiten zur Karriereentwicklung besprochen werden, sodass die neuen Talente langfristig motiviert bleiben und erfolgreich an Ihr Unternehmen gebunden werden.   

Welche Personen sind beteiligt?  

Im Onboarding-Prozess sind mehrere Personen und Rollen involviert, um eine umfassende und erfolgreiche Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter sicherzustellen: 

1. Personalabteilung (HR) 

Ihre Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle im Onboarding-Prozess. Sie koordiniert die verschiedenen Schritte und stellt sicher, dass alle administrativen Aufgaben erledigt werden. Dazu gehören das Vertragsmanagement, das Bereitstellen von Informationen zu Unternehmensrichtlinien und -prozessen sowie die Organisation von Schulungen. Ihre HR-Abteilung sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter alle notwendigen Ressourcen und Informationen erhält, um sich in Ihrem Unternehmen zurechtzufinden. 

2. Neuer Mitarbeiter 

Der neue Mitarbeiter selbst ist eine der wichtigsten Personen im Onboarding-Prozess. Seine aktive Teilnahme und sein Engagement sind entscheidend für den Erfolg der Einarbeitung. Der neue Mitarbeiter sollte offen für neue Informationen und bereit sein, sich in Ihr Team und Ihre Unternehmenskultur zu integrieren. Durch die Nutzung der angebotenen Ressourcen und das Stellen von Fragen kann der neue Mitarbeiter schnell produktiv werden und sich in seiner neuen Rolle wohlfühlen. 

3. Geschäftsführung/Top-Management 

Die Geschäftsführung bzw. das Top-Management spielt eine wichtige Rolle im Onboarding, indem sie den neuen Mitarbeiter persönlich begrüßt und ihm die Vision, Mission und Werte der Organisation vermittelt. Diese Interaktion zeigt dem neuen Mitarbeiter die Bedeutung seiner Rolle in Ihrem Unternehmen und stärkt seine Bindung von Anfang an. Das Engagement der Führungsebene im Onboarding-Prozess unterstreicht die strategische Bedeutung dieses Schrittes für Ihr Unternehmen. 

4. Teamkollegen 

Die Teamkollegen des neuen Mitarbeiters sind entscheidend für seine soziale Integration und sein tägliches Arbeitsumfeld. Sie helfen dem neuen Mitarbeiter, sich im Team zurechtzufinden, beantworten Fragen und bieten Unterstützung im Arbeitsalltag. Eine offene und kooperative Teamdynamik erleichtert dem neuen Mitarbeiter die Anpassung und fördert ein positives Arbeitsklima. 

5. Mentor/Buddy 

Ein Mentor oder Buddy wird oft als Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter benannt. Diese Person unterstützt die soziale Integration und vermittelt kulturelle Aspekte des Unternehmens. Der Mentor steht dem neuen Mitarbeiter bei Fragen zur Seite und bietet Orientierungshilfe, wodurch sich der neue Mitarbeiter schneller einleben und sicherer fühlen kann. 

Grenzen des Onboardings: Mehr als nur Einarbeitung nötig 

Onboarding allein reicht nicht aus, um das Abwandern Ihrer neu eingestellten Mitarbeiter vollständig zu verhindern. Neben einem effektiven Einarbeitungsprozess spielen auch Ihr Image, kulturelle Faktoren und individuelle Gründe der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Zwar kann ein gezielt eingesetztes Onboarding-Programm nachweislich die Mitarbeiterbindung erhöhen, die Fluktuationsrate senken und in den ersten Wochen für Zufriedenheit sorgen, dennoch stoßen die Vorteile des Onboardings an ihre Grenzen, wenn Ihr Image, Ihre Organisationskultur und persönliche Motive der Mitarbeiter nicht ausreichend berücksichtigt werden. 

Onboarding 2025

Ein Onboarding-Prozess ist nicht universell standardisiert, sondern sollte an die individuellen Umstände und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Durch die Flexibilität, verschiedene Phasen und Maßnahmen je nach den Bedürfnissen Ihrer neuen Mitarbeiter anzupassen, können Sie sicherstellen, dass das Onboarding effektiv und nachhaltig ist. Dies ermöglicht es Ihnen, eine positive Einführung neuer Talente zu gewährleisten und ihre langfristige Bindung und Produktivität im Unternehmen zu fördern. 

Sie sehen also: Durch professionelles Onboarding kann von Anfang an die Motivation neuer Mitarbeiter gesteigert und so nachhaltig die Frühfluktuation (die Kündigung innerhalb der Probezeit) reduzieren werden. Ein positiver Einstieg in Ihr Unternehmen legt den Grundstein für den weiteren Karriereweg Ihrer neuen Talente. Die Bereitschaft und das Engagement, welches Sie und Ihr neuer Mitarbeiter zeigen, hängen entscheidend von einem effektiven Einarbeitungsprozess ab.