Ein gelungener Abschied ist genauso wichtig wie ein guter Start: Schließlich prägt der letzte Eindruck nicht nur das Bild, das ein Mitarbeiter von Ihrer Organisation mitnimmt, sondern beeinflusst auch die Stimmung im Team und die Übergabe von Wissen. Doch während ein strukturiertes Onboarding längst als Selbstverständlichkeit gilt, wird das Offboarding oft vernachlässigt. Ein durchdachter Offboarding-Prozess bietet Ihnen jedoch weit mehr als nur administrative Erledigungen – er schafft die Grundlage für einen respektvollen Abschied und eine produktive Nachfolge.
Was ist Offboarding?
Offboarding, oft auch als Exit Management bezeichnet, beschreibt den professionellen Prozess, der das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus Ihrer Organisation begleitet. Als Gegenstück zum Onboarding setzt der Offboarding-Prozess ein, sobald ein Teammitglied signalisiert, dass es neue Wege gehen möchte – spätestens jedoch mit der schriftlichen Kündigung. Der Prozess endet am letzten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters, sofern alle Formalitäten abgeschlossen sind.
Zwei essenzielle Bereiche des Offboardings
Der Offboarding-Prozess gliedert sich in einen organisatorischen und einen emotionalen Teil. Auf beiden Ebenen ist es wichtig, einen reibungslosen und respektvollen Ablauf zu gewährleisten.
- Der organisatorische Teil betrifft hauptsächlich Ihr Personalmanagement sowie den betroffenen Mitarbeiter. Hierbei müssen alle Formalitäten geklärt und organisiert werden, wie die Planung des Resturlaubs, die Erstattung von Auslagen, das Erstellen eines Arbeitszeugnisses und die Übergabe der Aufgaben.
- Die emotionale Ebene hingegen bezieht sich auf den sozialen Umgang und die zwischenmenschlichen Beziehungen. Die sozialen Kontakte zu den Kollegen spielen dabei eine wesentliche Rolle. Sie als Arbeitgeber sollten den Einfluss des Mitarbeiters auf die Teamdynamik nicht unterschätzen.
Unterscheidungen im Offboarding-Prozess
Der Grund für das Ausscheiden eines Mitarbeiters hat Einfluss auf den Offboarding-Prozess. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Ablauf, sondern auch um die Auswirkungen auf das Team. In den folgenden Szenarien erklären wir, was Sie in den jeweiligen Fällen besonders beachten sollten.
Ihr Mitarbeiter geht in den Ruhestand
Besonders wichtig ist hier ein gut durchdachtes Konzept für den Wissenstransfer, um das wertvolle Know-how in Ihrer Organisation zu behalten. Beginnt der Nachfolger bereits vor dem Ende des Arbeitsvertrags, kann eine direkte Übergabe stattfinden, die dem neuen Mitarbeiter den Einstieg erleichtert. Sie als Organisation sollten diese Gelegenheit nutzen, um den Wechsel langfristig zu planen und so einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Einvernehmliche Trennung
Nach einigen Jahren in Ihrer Organisation kann es vorkommen, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, sich weiterentwickeln zu müssen, jedoch in ihrer aktuellen Position keine Perspektive sehen. Wurden alle Möglichkeiten der Personalentwicklung geprüft und keine geeignete Option gefunden, bleibt für den Mitarbeiter der Wechsel des Arbeitgebers als letzte Lösung. In diesem Fall kann als Zeichen der Wertschätzung ein Aufhebungsvertrag angeboten werden, wenn die neue Stelle früher angetreten werden muss, als es die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist zulässt. Gleichzeitig sollte das Offboarding eingeleitet werden, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig übergeben werden, falls das Ende der Zusammenarbeit unerwartet schneller erfolgt.
Kündigung seitens Ihrer Organisation
Bevor Sie einen Mitarbeiter über seinen Fehler informieren, sollten Sie zunächst einen Rechtsbeistand hinzuziehen, um die Rechtmäßigkeit der Kündigung zu überprüfen und gegebenenfalls eine Abmahnung auszusprechen. Hat sich ein Mitarbeiter in einer Weise verhalten, die Ihrer Organisation schadet, kann dies eine fristlose Kündigung zur Folge haben. In einem solchen Fall ist es wichtig, einen Notfallplan im Offboarding-Prozess zu haben, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden. Besonders entscheidend ist, sämtliche Zugänge des Mitarbeiters umgehend zu sperren, um weiteren Schaden zu verhindern. Auch Schlüssel oder Schlüsselkarten sollten unverzüglich zurückgenommen werden. Eine offizielle Verabschiedung ist nicht erforderlich, aber die Kollegen sollten offen über das Ausscheiden informiert werden. Wenn das Fehlverhalten das Team direkt oder indirekt betrifft, sollten Sie die Situation intern besprechen und aufarbeiten.
Kündigung seitens des Mitarbeiters nach kurzer Zugehörigkeit
Wenn ein Mitarbeiter nach kurzer Unternehmenszugehörigkeit kündigt, kann der Offboarding-Prozess etwas unkomplizierter sein, da weniger Aufgaben übergeben werden müssen. Dennoch sollten Sie auch in diesem Fall sicherstellen, dass alle Formalitäten korrekt abgewickelt werden, wie die Rückgabe von Arbeitsmitteln und die Klärung von offenen Urlaubsansprüchen. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter für seine Zeit in Ihrer Organisation zu danken und ein offenes Gespräch zu führen, um konstruktives Feedback zu erhalten. Dies kann sich positiv auf Ihre Employer Brand auswirken, da er Ihre Organisation künftig weiterempfehlen kann oder sich sogar nach gewisser Zeit noch einmal bei Ihnen bewirbt.
Kündigung seitens des Mitarbeiters nach langer Zugehörigkeit
Wenn ein Mitarbeiter nach langer Zugehörigkeit kündigt, ist der Offboarding-Prozess in der Regel komplexer, da eine längere Übergabezeit und eine gründliche Einarbeitung des Nachfolgers erforderlich sein können. In diesem Fall sollten Sie besonders darauf achten, dass alle offenen Projekte und Aufgaben ordnungsgemäß übergeben werden. Ein wertschätzendes Gespräch ist ebenfalls wichtig, um dem Mitarbeiter für seine langjährige Arbeit zu danken und etwaige Rückmeldungen zu sammeln.
Die Wichtigkeit eines strukturierten Prozesses
Ein klar strukturierter Offboarding-Prozess hilft, den Austritt Ihres Mitarbeiters reibungslos zu gestalten und wertvolle Informationen für Ihre Organisation zu halten. Alle Beteiligten sollten klare Vorgaben erhalten, wodurch Transparenz und Sicherheit geschaffen wird.
Um Sie bei einem erfolgreichen Offboarding zu unterstützen, haben wir im Folgenden eine Checkliste mit allen wesentlichen Aspekten zusammengestellt.
Fehler im Offboarding
Fehler im Offboarding-Prozess können weitreichende Konsequenzen haben und das Bild Ihrer Organisation nach außen sowie die interne Arbeitskultur negativ beeinflussen. Ein häufiger Fehler ist eine fehlende Struktur: Wenn klare Abläufe und Verantwortlichkeiten nicht definiert sind, kann es leicht passieren, dass wichtige Schritte vergessen werden, wie etwa die Rückgabe von IT-Geräten, die Sperrung von Zugängen oder die rechtzeitige Übergabe laufender Aufgaben.
Ein weiterer Fehler ist mangelnde Kommunikation – sowohl mit dem ausscheidenden Mitarbeiter als auch mit dem Team. Wenn Sie den Mitarbeiter ohne angemessene Rückmeldung verabschieden oder das Team unzureichend über den Wechsel informieren, entstehen schnell Unsicherheiten. Zudem kann ein vernachlässigtes Feedback-Gespräch die Chance auf wertvolle Rückmeldungen zunichtemachen.
Auch ein unpersönlicher oder hastig durchgeführter Abschied kann das Verhältnis zwischen Ihrer Organisation und dem ausscheidenden Mitarbeiter belasten. Eine wertschätzende Verabschiedung, selbst bei herausfordernden Trennungen, ist ein Zeichen von Respekt.
Das Offboarding als Chance sehen
Ein gut durchdachter Offboarding-Prozess bringt sowohl für Ihre Organisation als auch für Ihre Mitarbeiter klare Vorteile. Sie können sich als professioneller und wertschätzender Arbeitgeber positionieren und so einen positiven Eindruck hinterlassen, der Ihre Arbeitgebermarke stärkt. Zudem kann ein positiver Offboarding-Prozess die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass ehemalige Mitarbeiter als Bumerang-Mitarbeiter in Ihre Organisation zurückkehren, wodurch wertvolle Erfahrungen und Fähigkeiten zurückgebracht werden.
Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie freiwillig oder unfreiwillig gehen, erhalten durch konstruktives Feedback wichtige Impulse für ihre berufliche Entwicklung. Auch Kunden profitieren, wenn sie in die Übergabe einbezogen werden: Ein reibungsloser Wechsel des Ansprechpartners und eine transparente Übergabe der Aufgaben gewährleisten Kontinuität und stärken das Vertrauen in die Zusammenarbeit.
