Was ist eine Initiativbewerbung? Sie ist eine Art der Bewerbung, die von einem Interessenten in Ihre Organisation eingereicht wird, ohne dass eine konkrete Stellenanzeige vorliegt. Der Bewerber initiiert den Kontakt und zeigt dadurch Interesse an potenziellen Arbeitsmöglichkeiten in Ihrer Organisation. Initiativbewerbungen ermöglichen es Bewerbern, proaktiv auf dem Arbeitsmarkt zu agieren und potenzielle Chancen zu nutzen, die möglicherweise nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
Vorteile von Initiativbewerbungen für Bewerber und Arbeitgeber
Ermutigen Sie potenzielle Bewerber, Ihre Initiativbewerbungen bei Ihnen einzureichen. Weisen Sie dafür auf Ihrer Karriereseite darauf hin, sich auch zu bewerben, wenn der passende Job derzeit nicht ausgeschrieben wird. Initiativbewerbungen können für Sie als Arbeitgeber kostengünstiger sein, da Sie keine Stellenanzeigen auf verschiedenen Portalen publizieren müssen. Auch der Recruitingprozess kann so verkürzt werden, da Sie nicht auf Bewerber für eine Ausschreibung warten müssen. Ebenso bieten Sie Bewerbern die Möglichkeit, Interesse zu zeigen, obwohl sie nicht aktiv auf Jobsuche sind. Initiativbewerbungen bieten Ihren Bewerber zudem weitere Vorteile.
Durch eine Initiativbewerbung können sich interessierte Kandidaten für einen Arbeitgeber bewerben. Dadurch zeigt der Bewerber Ihnen als potenziellen Arbeitgeber, dass ihn die Arbeit in Ihrem Unternehmen interessiert – nicht unbedingt ein bestimmtes Jobangebot, welches es auch in anderen Organisationen gibt. Der Bewerber zeigt dadurch Vertrauen in Ihr Unternehmen sowie Eigeninitiative und Engagement, um Sie von ihm zu überzeugen. Der Bewerber erhält somit die Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben und Ihnen durch seine Motivation positiv im Gedächtnis zu bleiben.
Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Bewerber sich speziell für Ihr Unternehmen interessiert. Möglicherweise sind Sie in einer speziellen Branche tätig oder besitzen ein besonders attraktives Arbeitgeberimage. Der wichtige Punkt ist jedoch, dass der Bewerber mit höherer Wahrscheinlichkeit auch in Ihrem Unternehmen bleiben will, sobald Sie ihn einstellen. Dadurch können Sie das Fluktuationsrisiko zu einem gewissen Grad senken.
Des Weiteren können Sie den Bewerber in Ihren Bewerberpool mit spannenden Talenten aufnehmen und künftig für passende Stellen berücksichtigen, welche noch nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Ihr Bewerber verschafft sich somit einen klaren Vorteil gegenüber anderen Arbeitssuchenden. Er erhält die Chance, auf verborgene Arbeitsmöglichkeiten zuzugreifen und Sie können bei freiwerdenden Stellen auf einen vielfältigen Pool an Talenten zugreifen.
Herausforderungen von Initiativbewerbungen für Arbeitgeber
Trotz der vielen Vorteile für Arbeitgeber stellen Initiativbewerbungen einen zusätzlichen Arbeitsaufwand für die Recruiterinnen und Recruiter dar. Die Bewerbungen per E-Mail oder durch Bewerbungsformular müssen nach der Einreichung zunächst erfasst und bewertet werden. Die Verwaltung und Aufbewahrung der Bewerberdaten können ohne ein geeignetes Portal zu hohem Mehraufwand führen. Sie müssen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten zu schützen und die Daten nach sechs Monaten Aufbewahrungsfrist löschen. Länger dürfen Sie die Unterlagen nur mit der Einwilligung des Bewerbers speichern.
Tipp: Sie erhalten Bewerbungen immer noch umständlich per E-Mail? Machen Sie Gebrauch von digitalen Bewerbermanagementsystemen, um strukturiert Initiativbewerbungen zu erfassen und Arbeitsaufwand einzusparen!
Im Idealfall sollten Sie allen Kandidaten nach der Bewertung der Unterlagen ein kurzes Update geben, um dem Bewerber Sicherheit zu geben, dass seine Unterlagen vollständig vorliegen. Sie stellen fest, dass ein Kandidat nicht für Ihren Talentpool infrage kommt? Auch in diesem Fall, sollten Sie die Initiativbewerbung nicht unkommentiert lassen.
Denn die offene Kommunikation senkt ebenfalls das Diskriminierungsrisiko. Als Organisation müssen Sie sicherstellen, dass Sie Bewerbungen auf Basis von Gleichbehandlung bewerten. Hat der Bewerber den Anschein, Sie würden ihn aufgrund seines Alters, Geschlechts, seiner Herkunft oder Behinderung ungerechtfertigt ablehnen, kann er Beschwerde einreichen. Es ist in jeden Fall ratsam, rechtliche Beratung von spezialisierten Anwälten einzuholen.
Zukünftige Entwicklungen und Trends
Heutzutage wird es Bewerbern bereits deutlich einfacher gemacht, Ihr Interesse an einem Arbeitgeber zu äußern. Prall gefüllte Versandtaschen per Post gehören schon länger der Vergangenheit an. Selbst E-Mail-Bewerbungen gehören zu veralteten Praktiken. Durch digitale Bewerbungsformulare ermöglichen Sie Interessenten, schnell und einfach Unterlagen einzureichen und eine Eingangsbenachrichtigung zu erhalten. Dadurch kann Ihr Bewerber nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen. Zudem treten Sie als moderner Arbeitgeber in Erscheinung – der bestenfalls seine Bewerbungen in einem digitalen Bewerbermanagementsystem erfasst.
Bewerbermanagementsysteme (auch Applicant Tracking System, ATS) sind mittlerweile State-of-the-art und sollten bei mittelständischen Unternehmen nicht mehr wegzudenken sein. Mehr zum Jobcluster Bewerbermanagementsystem finden Sie hier.
Best Practices für den Umgang mit Initiativbewerbungen
Wie bereits oben erwähnt, gibt es beim Umgang mit Initiativbewerbungen, wie auch bei standardmäßigen Bewerbungen, verschiedene Punkte zu beachten.
- Kommunizieren Sie auf Ihrer Karriereseite klar, welche Erwartungen Sie an Initiativbewerbungen haben und welchen Prozess Ihre Bewerber erwarten können. Benötigen Sie ein umfangreiches Motivationsschreiben? Welche Zeugnisse erwarten Sie? Welche Sprachkenntnisse werden vorausgesetzt? Eine klare Kommunikation im Voraus vereinfacht die Bewertung der Unterlagen und minimiert den Aufwand durch Rückfragen.
- Melden Sie sich bei allen Bewerbern professionell und zeitnah zurück – selbst wenn dieser nicht für Ihren Bewerberpool berücksichtigt werden soll. Ein respektvoller Umgang mit Bewerbern bringt Ihnen nicht nur Karmapunkte ein, sondern stärkt ebenfalls Ihr Arbeitgeberimage!
- Nutzen Sie Bewerbermanagementsysteme, um keine Initiativbewerbungen mit potenziellen Talenten zu übersehen. Entwickeln Sie zudem einen effizienten Prozess, um Bewerber strukturiert mit Ihrem Team abzuarbeiten.
- Pflegen Sie Ihren Bewerberpool. Laden Sie Bewerber beispielsweise dazu ein, Ihrer LinkedIn-Seite zu folgen. Durch regelmäßige Postings zu Ihrem Unternehmen bleiben Sie im Bewerber-Gedächtnis präsent und pflegen weiter Ihr Arbeitgeberimage. Außerdem sollten Sie transparent mit dem Bewerberstatus umgehen und ihm regelmäßig Updates geben.
- Beachten Sie die Datenschutzregeln zur Handhabung von Bewerberdaten. Löschen Sie Unterlagen nach Ablauf der sechsmonatigen Frist, wenn Sie keine Einwilligung des Bewerbers erhalten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Daten nicht durch Unbefugte einsehbar sind, um die Rechte des Bewerbers zu schützen.
- Bei Unsicherheiten empfehlen wir die Inanspruchnahme rechtlicher Beratung. Spezialisierte Anwälte, insbesondere auf dem Gebiet der Arbeitnehmerrechte und Diskriminierung, stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Beratung zu Bewerbungsprozessen zu unterstützen und rechtliche Risiken zu minimieren.
