Ein Applicant Tracking System (ATS), zu Deutsch Bewerbermanagementsystem, ist eine Software, die den Bewerbungsprozess in Ihrer Organisation effizienter und strukturierter gestaltet. Gemäß dem Namen begleitet ein Bewerbermanagementsystem die Kandidaten strukturiert durch jeden Schritt Ihres Einstellungsprozesses. Somit können Sie den gesamten Prozess – vom Bewerbungseingang über das Screening bis hin zur Kommunikation mit den Bewerbenden – digital abbilden und automatisieren. Konkret sieht diese Art der Automatisierung vor, Ihren Alltag als Recruiter effizienter zu gestalten: Es koordiniert Vorstellungsgespräche, versendet automatische Erinnerungen und informiert sowohl Bewerber als auch Ihr Team über den derzeitigen Prozessfortschritt.
Wichtig zu betonen ist, dass die Funktionen eines Applicant Tracking System weit über reine Prozessvereinfachung und Automatisierung hinausgehen. Im Folgenden Absatz haben wir daher eine Übersicht aller Funktionen zusammengestellt, die ein solches Bewerbermanagementsystem bietet.
Funktionen eines Applicant Tracking Systems
Ein ATS bietet Ihnen vielfältige Funktionen, die den gesamten Rekrutierungsprozess abdecken und optimieren. Dazu gehören unter anderem:
1. Bewerbungsverwaltung
Das ATS sammelt alle Bewerbungen an einem zentralen Ort, sodass Sie jederzeit auf die Informationen zugreifen und den Bewerbungsprozess einfach verfolgen können.
2. Automatisiertes Screening
Durch KI-gestützte Algorithmen und festgelegte Filterkriterien können Sie eingehende Bewerbungen automatisch vorselektieren. Ein wichtiger Bestandteil eines soliden Bewerbermanagementsystems ist das CV Parsing bzw. Resume Parsing. Diese Funktion ermöglichen es, Lebensläufe (CVs) oder Bewerbungsunterlagen automatisch auszulesen und in strukturierte Daten umzuwandeln. Das bedeutet, dass das System relevante Informationen wie Namen, Kontaktangaben, Berufserfahrung und Qualifikationen aus dem Dokument extrahiert und diese in ein digitales Format überträgt, welches Sie leicht durchsuchen und weiterverarbeiten können. Dies spart Ihnen Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf qualifizierte Kandidaten zu konzentrieren.
3. Kommunikation mit Bewerbenden
Sie können automatisch generierte E-Mails versenden, um Bewerbende über den Stand ihrer Bewerbung zu informieren. So bleibt der Kommunikationsfluss effizient und transparent.
4. Talentpool und Kandidatenverwaltung
Ein ATS erlaubt Ihnen, Bewerberprofile zu speichern und einen Talentpool zu erstellen. So können Sie auch auf bereits bekannte Kandidaten zugreifen, wenn neue Positionen frei werden.
Vorteile eines ATS für Ihre Organisation
In den vorherigen Abschnitten haben wir bereits einige Vorteile eines ATS beleuchtet. Zur besseren Übersicht haben wir jedoch alle wesentlichen Vorteile, die es für Ihre Organisation bietet, noch einmal zusammengefasst.
- Datenschutz mag zwar nicht das aufregendste Thema sein, spielt jedoch auch bei Bewerbermanagementsystemen eine wichtige Rolle. Ein ATS unterstützt Sie dabei, den Bewerbungsprozess datenschutzkonform zu gestalten und sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Bewerberdaten werden sicher gespeichert und gemäß den gesetzlichen Vorgaben fristgerecht gelöscht.
- Dank transparenter Kommunikation und schnellerer Rückmeldungen wird die Erfahrung der Bewerbenden positiv beeinflusst. Dies stärkt Ihre Arbeitgebermarke und erhöht die Chancen, dass qualifizierte Talente eine Verbindung zu Ihrer Organisation aufbauen möchten.
- Wie bereits erwähnt, automatisiert ein Bewerbermanagementsystem viele zeitaufwändige Schritte, wie die Sichtung von Lebensläufen oder das Versenden von E-Mails. So können Sie schneller und effizienter agieren und Ihre Ressourcen besser nutzen.
- Ein gutes Bewerbermanagementsystem sollte Ihnen leistungsstarke Analysefunktionen bieten, die wertvolle Einblicke in Ihre Rekrutierungsprozesse ermöglichen. Damit können Sie nachvollziehen, welche Kanäle besonders effektiv sind und an welchen Stellen noch Potenzial für Verbesserungen besteht.
- Ein ATS pflegt eine umfangreiche Datenbank, die sowohl aktuelle Bewerber als auch potenzielle Kandidaten für zukünftige Stellen umfasst. Diese Datenbank ermöglicht es Ihrer Organisation, einen Talentpool aufzubauen, auf den Sie bei Bedarf schnell zugreifen können. Hierbei ist jedoch zu erwähnen, dass nicht jedes ATS über einen Talentpool verfügt und dies mit dem jeweiligen Anbieter abgeglichen werden muss.
Auswahl eines Anbieters
Der ATS-Markt ist heute stark überlaufen, da es eine Fülle von Anbietern gibt. Mit über 100 verschiedenen Systemen kann es eine echte Herausforderung sein, den richtigen Anbieter zu wählen, der den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation gerecht wird.
Die Vielzahl an Anbietern hat jedoch auch einen Vorteil: Sie können den Anbieter wählen, der in Bezug auf Funktionalität, Kosten und andere für Ihre Organisation wichtige Kriterien genau Ihren Vorstellungen entspricht. Bei der Wahl eines ATS gibt es zwei Arten von Anbietern, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten:
- Zum einen gibt es Anbieter, die sich ausschließlich auf den ATS-Markt konzentrieren, wie Jobvite, Oracle Taleo, Greenhouse und Jobcluster Deutschland. Diese bieten oft zusätzlich zum ATS auch ein Onboarding-Modul an.
- Zum anderen finden sich Anbieter, die das ATS als Teil eines umfassenden Personalmanagementsystems (HCM) integrieren, wie Oracle Cloud HCM oder SAP SuccessFactors. In einigen Fällen ist das ATS nur verfügbar, wenn Sie auch das HR-Kernmodul des Anbieters implementieren.
Wie bereits erwähnt, spielen bei der Auswahl viele individuelle Faktoren eine Rolle. Um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, empfehlen wir Ihnen, unseren Blogbeitrag zu den 8 Kriterien für die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems zu lesen. In diesem Beitrag gehen wir detailliert auf die wichtigsten Aspekte ein, die bei der Entscheidung für das richtige System berücksichtigt werden sollten – von der Benutzerfreundlichkeit über die Integration mit anderen HR-Tools bis hin zu den Kosten und der Skalierbarkeit. So können Sie eine fundierte Wahl treffen, die genau zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt.
Die Zukunft der Applicant Tracking Systems
Die Zukunft der Applicant Tracking Systeme wird zunehmend von neuen Technologien und Trends geprägt. Ein klarer Trend ist die Integration sozialer und interaktiver Funktionen, die das klassische ATS in eine dynamische, netzwerkorientierte Plattform verwandeln. In Zukunft wird das Bewerberprofil nicht nur als statischer Lebenslauf in einer Datenbank existieren, sondern als ein aktives Portfolio, das stärker mit sozialen Netzwerken wie LinkedIn verglichen werden kann.
Ein weiterer bedeutender Wandel wird durch Künstliche Intelligenz (KI) vorangetrieben. KI-gestützte Systeme werden in der Lage sein, Bewerbungen schneller und präziser zu analysieren, Vorstellungsgespräche zu planen und sogar fundierte Bewertungen vorzunehmen. Dies erleichtert nicht nur Ihre Arbeit als Recruiter, sondern hilft auch dabei, die besten Kandidaten schneller zu identifizieren und zu gewinnen.
Die Weiterentwicklung hin zu cloudbasierten ATS ermöglicht es Ihnen außerdem, von überall auf die Software zu zugreifen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Zudem wird die prädiktive Analyse die Effizienz weiter steigern, indem sie potenzielle Engpässe im Rekrutierungsprozess aufdeckt und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt.
Schließlich werden Applicant Tracking Systeme auch zunehmend emotional intelligent, sodass sie nicht nur datengetrieben arbeiten, sondern auch auf menschliche Interaktionen und Emotionen reagieren. Diese Entwicklungen werden den Rekrutierungsprozess nicht nur automatisieren, sondern auch personalisieren und die Candidate Experience erheblich verbessern.
