Ob Vertrieb, Marketing oder allgemeine Geschäftszahlen. In fast jeder Abteilung Ihrer Organisation werden Daten erhoben und für Ihre Ziele verwendet. Auch Ihre Personalabteilung erhebt ab und zu Daten. Diese werden aber in der Regel von Ihnen stiefmütterlich behandelt und nicht für ein strategisches Unternehmensziel eingesetzt. Insbesondere in den Daten über Ihre Belegschaft schlummern enorme Optimierungspotenziale für Ihre Organisation. Die Daten, die Sie über Ihre Mitarbeiter erfassen und analysieren, werden People Analytics genannt. Was sich unter dem Begriff People Analytics verbirgt und wie Sie diese für den Erfolg Ihrer Organisation nutzen können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Definition People Analytics

Mit People Analytics ist die Erfassung und Analyse von personenbezogen Daten von Mitarbeitern in Ihrer Organisation gemeint. Die Daten werden über Personen in Ihrer Belegschaft erhoben, um für spezifische Fragestellungen Ihrer Organisation datenbasierte Entscheidungen treffen zu können. Auf der Grundlage von People Analytics lassen sich Optimierungspotenziale für Ihre Mitarbeiter und somit auch für Ihre Organisation identifizieren.

Oft wird People Analytics in einem Atemzug mit HR Analytics genannt. Dennoch besteht zwischen People Analytics und HR Analytics ein wesentlicher Unterschied. Bei HR Analytics analysieren Sie allgemeine HR-Daten von Ihrer gesamten Belegschaft. Hingegen erheben Sie mit People Analytics Daten über einzelne Mitarbeiter.

Vorteile von People Analytics

Sie haben als HR die Aufgabe das Management bezüglich Ihres Personals bestmöglich zu beraten. People Analytics hilft Ihnen dabei Ihr Management auf der Grundlage von faktenbasierten Daten zu beraten. So können Sie frühzeitig negative Entwicklung innerhalb Ihrer Belegschaft erkennen und zusammen mit der Geschäftsführung Gegenmaßnahmen ergreifen.

Quellen von People Analytics Daten

Die Daten für die Erhebung Ihrer People Analytics können aus den unterschiedlichsten Systemen und Quellen stammen: HR-Software, Zeiterfassungs- & Leistungserfassungssysteme, Umfragen, Mitarbeiterbefragungen, E-Mails, Social Media und Offline-Daten (z. B. Kummerkasten, Schwarzes Brett). Den möglichen Datenquellen für die Erhebung Ihrer People Analytics sind kaum Grenzen gesetzt. Hier gilt jedoch, wie so oft: Weniger ist mehr! Denn Sie können heutzutage wegen der puren Masse von Daten überflutet werden. Darüber hinaus dürfen Sie insbesondere in der EU nur eingeschränkt Daten über Ihre Mitarbeiter erheben. Überlegen Sie deshalb immer genau, welche Ziele Sie überhaupt mit der mitarbeiterbezogenen Datenerhebung verfolgen. Und beachten Sie dabei immer die rechtlichen Rahmenbedingungen (Datenschutz und Betriebsrat bei People Analytics).

Ziele von People Analytics

People Analytics verfolgt als primäres Ziel, die Mitarbeiterbedürfnisse zu kennen, um bessere Arbeitsbedingungen für die jeweilige Belegschaft zu schaffen. Nur unter diesen Voraussetzungen können Organisationen das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter ausschöpfen und langfristig erfolgreich bleiben.

People Analytics Kennzahlen

Im Bereich People Analytics gibt es verschiedene Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs), die Sie als Organisation verwenden können, um die Effektivität Ihrer Personalstrategien zu messen. Zudem können Sie Einblicke in die Bedürfnisse und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter gewinnen. Unter anderem bietet sich die Arbeitsproduktivitätsformel an, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln. Es ist ebenfalls sinnvoll, einen hohen Krankenstand und viele Fehltage einzelner Arbeitnehmer genauer zu betrachten. Der Bradford-Faktor kann Ihnen helfen, die Wahrscheinlichkeit zu bewerten, ob ein Mitarbeiter tatsächlich krank ist.

Formel Arbeitsaufwand

Bradford-Faktor Formel

Je nach Anwendungsbereich von People Analytics sollten Sie spezifische Kennzahlen erheben, um People Analytics für die Optimierung Ihrer Organisation zu nutzen. Verwenden Sie Ihre erhobenen Daten, um für die Zukunft Vorhersagen für einzelne Mitarbeiter oder Stellenprofile in Ihrer Organisation zu treffen (= Predictive Analytics).

Anwendungsbereiche von People Analytics

People Analytics bieten Ihnen in verschiedenen HR-Bereichen einen Mehrwert und unterstützen Sie dabei, diese bei Bedarf zu optimieren.

Recruiting:  Über welche Recruiting-Kanäle habe ich den größten und besten Bewerberrücklauf? Hier sind Kennzahlen, wie Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire), Kosten pro Einstellung (Cost per Hire) und Kosten-pro-Bewerbung (Cost-per-Application) relevant.

Mitarbeiterbindung: Um die Bindung Ihre Mitarbeiter an Ihre Organisation einschätzen zu können, sollten Sie zwei Kennzahlen betrachten: Die Employee Retention Rate und die Turnover Rate (Fluktuationsrate). Die Employee Retention Rate gibt an, welcher Prozentsatz Ihrer Mitarbeiter für einen Zeitraum Ihrer Organisation treu bleiben. Hingegen die Turnover Rate zeigt Ihnen, wie viele Ihrer Mitarbeiter jedes Jahr Ihre Organisation verlassen.

Personalplanung: Bei der Personalplanung sollte folgende Frage beantwortet werden: Welche Fähigkeiten haben unsere Mitarbeiter und welche benötigen wir? Kennzahlen, die Sie bei der Personalplanung unterstützen, sind: Der aktuelle Mitarbeiterstand (Headcount) und der zukünftige Personalbedarf (Workforce Demand).

Personalentwicklung: Zunächst sollten Sie feststellen, welche Fachkräfte bzw. Skills Sie in Ihrer Organisation benötigen. Im Anschluss sollten Sie überlegen, welche Ihrer Mitarbeiter das gesuchte Anforderungsprofil bereits erfüllt, bzw. durch Weiterbildungsmaßnahmen die notwendigen Skills erlangen könnten. Setzen Sie die Kosten-pro-Trainingseinheit (Cost-per-Training-Hour) einer Weiterbildung für einen Mitarbeiter in Relation zu dem erwartbaren Mehrwert durch die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter für Ihre Organisation.

Betriebliches Gesundheitsmanagement: In Zeiten des demografischen Wandels und immer älter werdenden Mitarbeiter sind gesunde Arbeitnehmer ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihre Organisation. Anhand der Fehlzeitenrate (absenteeism rate) Ihrer Belegschaft erkennen Sie, ob es eventuell Missstände in Ihrer Organisation gibt. Die Kennzahl können Sie für Ihre Organisation bzw. für einzelne Abteilungen erheben. So sehen Sie in kürzester Zeit, ob es Ihrer Belegschaft gesundheitlich gut geht.

Datenschutz und Betriebsrat bei People Analytics

Wenn Sie Daten über einzelne Mitarbeiter Ihrer Organisation erheben, unterliegt dies einem besonderen Datenschutz. Stellen Sie sicher, dass der Datenschutz für Ihre Mitarbeiter bei der Datenerhebung gegeben ist. In dem Fall, dass Sie einen Betriebs- oder Personalrat in Ihrer Organisation haben, ist dieser bei der Erhebung und Analyse personenbezogener Daten mitbestimmungspflichtig.

People Analytics 2025

Generell zeigt sich, dass People Analytics immer wichtiger in der täglichen Personalarbeit werden. Denn nur so sehen Sie, in welchen Bereichen Ihrer Organisation Handlungsbedarf besteht. Anhand der individuell erhobenen Mitarbeiterdaten können Sie schnell Maßnahmen ableiten, um Ihre Geschäftsleitung bestmöglich zu beraten und Missstände in Ihrer Organisation zu beheben.