Personalcontrolling

Nutzen Sie schon Kennzahlen (auch KPIs = Key Performance Indicators) für Ihr Recruiting? Wenn nein, dann wird es Zeit! Laut der „Recruiting-Studie 2018“ erheben 6 von 10 Unternehmen bereits Kennzahlen im Recruiting. Dennoch arbeiten 40 Prozent der Unternehmen noch nicht mit Kennzahlen, obwohl diese Ihre Recruiting-Prozesse verbessern können. Insbesondere zeigen Ihnen die Kennzahlen, welche Recruiting-Kanäle ihr Geld wert sind. Die Mehrzahl der Unternehmen berichtet, dass sie wegen zu niedrigen Ressourcen (Geld, Personal) keine KPIs im Recruiting und HR erheben. Diese Arbeit kann Ihnen eine Recruiting-Software, wie z. B. Performance Analytics von Jobcluster, abnehmen. Der folgende Beitrag zeigt Ihnen die wichtigsten KPIs im Recruiting und HR sowie wichtige Hinweise dazu, was Sie bei deren Erhebung beachten sollten.

Personalcontrolling Strategie

Relevante Kennzahlen helfen Ihnen Ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren. Diese sollten Sie aber mit Bedacht auswählen und sich an Ihren Unternehmens- und Recruiting-Zielen orientieren. Folgende Punkte sollten Sie bei der Kennzahlenerhebung im Recruiting beachten.

Ist-Situation analysieren:

Wie sieht Ihre aktuelle Situation im Recruiting aus? Haben Sie einen ausreichenden und qualitativ hochwertigen Bewerberrücklauf? Ohne, dass Sie diese Fragen beantwortet haben, lohnt sich eine Analyse weiterer Daten Ihres Recruitings nicht.

HR-Ziele formulieren:

Definieren Sie Ziele, die Sie mit dem Tracking der Kennzahlen im HR verfolgen. Überlegen Sie sich auch Zwischenziele, damit Sie frühzeitig feststellen, ob Ihre Maßnahmen greifen.

HR-Kennzahlen ableiten

Die HR-Kennzahlen, die Sie erheben, sollten sich an Ihren Zielen orientieren. Definieren Sie genau, was Ihre Kennzahlen messen.

HR-Analytics auswerten

Sammeln und werten Sie nun Ihre HR-Kennzahlen aus. Anhand der Daten sehen Sie unter anderem, welche Kanäle sich für Ihr Recruiting am besten eignen. Darüber hinaus können Ihnen innovative HR-Tools (z. B. Performance Analytics) zahlreiche weiteren wichtigen HR-Kennzahlen (z. B. Time-to-hire) anzeigen.

HR-Maßnahmen implementieren

Anhand der Analyse der vorangegangenen Kennzahlen sehen Sie beispielsweise, welche Recruiting-Kanäle sich für Sie auszahlen und welche nicht. So lassen sich Ihre Recruiting Prozesse im Handumdrehen optimieren. Darüber hinaus zeigen Ihnen zahlreiche weitere HR KPIs an, wo in Ihrem Personalbereich sonst noch der Schuh drückt.

Auf diese HR-Kennzahlen sollten Sie nicht verzichten

Folgende HR KPIs helfen Ihnen, Ihre Personalgewinnung zu verbessern. Diese lassen präzise Rückschlüsse über die Effektivität Ihrer Recruitingmaßnahmen zu.

Besetzungdauer/Vakanzzeit (Time to fill)

Dies ist die Zeit, die es benötigt, um eine vakante Stelle in Ihrem Unternehmen mit einem Mitarbeiter zu besetzen. Je nach Definition auch bis zum ersten Arbeitstag. Dauert die Besetzung einer Stelle in Ihrem Unternehmen länger als üblich, wird auch oft vom Fachkräftemangel geredet.

Kosten einer unbesetzten Stelle (Cost-of-Vacancy)

Die Cost-of-Vacancy beschreibt die Kosten, die für ein Unternehmen entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Diese Kennzahl geht davon aus, dass ein Arbeitnehmer durch seine Arbeitskraft Geld für sein Unternehmen erwirtschaftet. Sprich: Ist eine Position nicht besetzt, verliert das Unternehmen Geld, da dem jeweiligen Arbeitgeber eine Arbeitskraft für zu bewältigende Aufgaben fehlt.

Zeit bis zur Einstellung (Time to hire)

Die Zeit bis zur Einstellung ist der Kennzahl Vakanzzeit sehr ähnlich. Hierbei handelt es sich um die Zeit, die von der Meldung der Stelle bis zur Besetzung der Stelle vergeht. Andere verstehen darunter die Zeit, die es von der Bewerbung bis zur Besetzung der Stelle braucht, oder wie lange es von der Ausschreibung der Stelle zur Besetzung braucht.

Kosten pro Einstellung (Cost per hire)

Sind die durchschnittlichen Kosten, die pro Stellenbesetzung in Ihrem Unternehmen entstehen. Diese Kennzahl liefert Ihnen somit einen guten Einblick über die Effizienz Ihrer Recruitingprozesse. Sie errechnet sich, indem die Summe aus internen und externen Recruiting-Kosten durch die Anzahl der Neueinstellungen in Ihrer Firma dividiert werden.

Quelle der Einstellung (Source of Hire)

Hiermit ist die Quelle gemeint, mit der Sie ein Mitarbeiter gewonnen haben. Dazu zählen Stellenbörsen, Active Sourcing, Programmatic Advertising, Social Media, Messeauftritte, Ihre eigene Karriereseite usw.

Eignung der Recruiting-Kanäle (Channel Effectivness)

Anhand der Kennzahlen erkennen Sie wie effektiv Ihre einzelnen Recruiting-Kanäle sind. Insbesondere Google Analytics, Kampagnentracking und die Auswertung von Dashboards helfen Ihnen dabei.

Anzahl Bewerbungen/Einstellungen je Kanal (Sourcing Channel Costs)

Hier setzen Sie die Kosten eines Recruiting-Kanals in Relation zum Bewerberrücklauf. So können Sie feststellen, über welchen Kanal wie viele Ihrer Bewerbungen kommen und über welchen Kanal Sie die meisten Bewerbungen erhalten.

Anzahl Bewerbungen pro Jahr

Diese Kennzahl gibt Ihnen einen Überblick über die Bewerbungen in Ihrem Unternehmen in einem Jahr. Somit haben Sie einen groben Überblick über den Bewerberrücklauf in Ihrem Unternehmen.

Anzahl Bewerbungen pro Stelle

Eine weitere Zahl, der Sie große Beachtung schenken sollten, ist die Anzahl von Bewerbungen pro Stelle. Diese gibt Ihnen einen qualitativen Überblick über die Bewerbungen auf Ihre Stellenangebote.

Anzahl der Besucher auf Ihrer Karriereseite/Karriereportal

Hier müssen Sie zwischen der Kennzahl Besuchern und Besuchen auf Ihrer Seite unterscheiden. Ein Besucher ist eine Person, die auf Ihre Karriereseite klickt. Dieser kann mehrmals Ihre Karriereseite besuchen.

Mitarbeiterfluktuation Kennzahlen: Fluktuationsraten und Fluktuationskosten:

In Zeiten von Fach- und Führungskräftemangel ist der Verlust von Mitarbeitern für ein Unternehmen schmerzhaft. Laut einer Gallup Studie hat bereits jeder sechste Mitarbeiter innerlich gekündigt.[1] Die innerliche Kündigung geht zumeist der richtigen Kündigung voraus. Die Gründe für Kündigungen sind divers: Kündigungen und Fluktuation gehen vom Mitarbeiter oder vom Unternehmen aus bzw. berufsspezifischen-, wirtschaftlichen- und politischen Rahmenbedingungen in dem das Unternehmen agiert, können dazu führen. Sie sollten das Thema Fluktuation, insbesondere mit Blick auf Fach- und Führungskräfte nicht vernachlässigen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter, müssen Sie diese nicht für teures Geld nachbesetzen.

Was sind Fluktuationsraten und welche Fallstricke gibt es?

Anhand der Fluktuationsrate (Fluktuationsquote) erkennen Sie, wie Personal in Ihrem Unternehmen zu und abfließt. Somit können Sie Rückschlüsse ziehen, ob die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen zu hoch ist. Die Fluktuationsquote lässt sich auch sehr einfach für einzelne Geschäftseinheiten und Abteilungen Ihres Unternehmens berechnen und somit in Ihrem ganzen Unternehmen vergleichen. So sehen Sie, ob die Fluktuationsraten in gewissen Geschäftseinheiten und Abteilungen zu hoch sind. Ist dies der Fall, sind dafür oft einzelne Führungskräfte verantwortlich. Generell ist es aber wichtig die Fluktuationsquoten in Ihrem Unternehmen nicht allein zu betrachten. Haben Sie auch immer Ihre Branche im Blick, da sich die Höhe der Fluktuationsraten für einzelne Branchen unterscheidet. Zum Beispiel liegt die durchschnittliche Fluktuationsquote in der Telekommunikationsbranche bei 18,01 Prozent. Hingegen hat die Automobilbranche eine durchschnittliche Fluktuationsrate von 12 Prozent. Auch die Fluktuationsrate von verschiedenen Berufsgruppen unterscheidet sich enorm. Die Fluktuationsrate bei Pflegekräften erreicht den enormen Wert von etwa 30 Prozent. Im Vergleich dazu haben Lehrer mit 7 Prozent eine enorm niedrige Fluktuationsquote.

Verschiedene Arten von Fluktuation

Es werden insbesondere drei Arten von Fluktuation unterschieden.

natürliche Fluktuation (Ruhestand, Todesfälle, usw.)
unternehmensinterne Fluktuation (Versetzungen) und

unternehmensfremde Fluktuation (Kündigungen seitens Mitarbeiter oder Unternehmen)

Eine spezielle Fluktuation ist die Frühfluktuation. Diese entsteht meistens während der Probezeit eines Arbeitnehmers und sollte dementsprechend auch betrachtet werden.

Berechnungen von Fluktuationsraten

Die Fluktuationsraten sind wichtige Kennzahlen Ihres Personalcontrollings. Anhand der Kennzahlen ist es für Sie ein leichtes mögliche Fluktuationsprobleme in Ihrem Unternehmen zu beheben. Um die Fluktuationsquote zu berechnen, stehen Ihrem Unternehmen zwei Formeln zur Verfügung. Die BDA- und Schlüter-Formel. Die Fluktuationsrate können Sie für beliebige Zeitintervalle (viertel, halbes, ganzes Jahr) berechnen. Wir empfehlen Ihnen, berechnen Sie insbesondere die Fluktuationsrate für ein Jahr. Die jährliche Fluktuationsrate liefert Ihnen nämlich genauere und belastbare Kennzahlen als kürzere Zeiträume, die durch externe Effekte stark beeinflusst werden. Um ein Gefühl für die jeweiligen Formeln zu bekommen, stellen Sie sich folgende Personalkonstellation in der Mustermann AG vor:

Personalbestand eines Unternehmens zu Beginn einer Periode (Jahr): 250 Mitarbeiter

Durchschnittlicher Personalbestand des Unternehmens in der Periode: 235 Mitarbeiter

Abgänge Periode: 25 Mitarbeiter (freiwillige Abgänge)

Zugänge Periode: 10 Mitarbeiter

BDA-Formel

Die BDA-Formel wurde von der Bundesvereinigung Deutscher Arbeitgeber entwickelt. Diese setzt die freiwilligen Abgänge in einer Periode ins Verhältnis zum Durchschnittlichen Personalbestand.

BDA-Formel

Schlüter-Formel

Die Schlüter-Formel nutzt nicht den durchschnittlichen Personalbestand eines Unternehmens, sondern den Personalbestand eines Unternehmens zu Beginn einer Periode, zur Berechnung der Fluktuationsrate. Zudem betrachtet die Schlüter-Formel Abgänge nicht allein, sondern zieht sie in Relation zu den Zugängen.

Generell zeigt sich, dass je nachdem welche Formel zur Fluktuationsratenberechnung eingesetzt wird, ein anderes Ergebnis herauskommt.

Schlüter-Formel

Was sind Fluktuationskosten?

Fluktuationskosten sind das Ergebnis von Fluktuation (Kündigungen) in einem Unternehmen. Umso höher die Fluktuationsrate liegt, desto höher liegen Ihre Fluktuationskosten. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass diese möglichst niedrig liegt. Um Ihnen dies zu veranschaulichen: Schon bei dem Placement für einen Arbeitnehmer mit einem moderaten Gehalt entstehen für Sie mehr Kosten, als dessen Jahresgehalt kostet. Allein bei der Besetzung einer Stelle, bei welcher der Arbeitnehmer ein moderates Jahresgehalt von 30.000 Euro verdient, kann Sie eine Neubesetzung dieser Stelle bis zu 37.500 Euro kosten. Es gilt die Regel: Umso höher ein Arbeitnehmer qualifiziert ist, umso teurer wird dessen Nachbesetzung. Neben bekannten Kostenstellen (Akquisekosten, Auswahl- und Einstellungskosten, Übergangskosten) gibt es auch weniger bekannte Kostenstellen (Einarbeitungskosten, Kosten der Minderleistung für den alten Arbeitgeber, Know-how Abfluss), die Sie in Ihre Fluktuationskostenrechnung mit einfließen lassen sollten.

Wie kann ungewollte Fluktuation verhindert werden?

Für das gesamte Unternehmen und Abteilungen bietet es sich an, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. So generieren Sie Makrodaten, die Ihnen mögliche Probleme aufzeigen, die Ihr gesamtes Unternehmen betreffen. Dennoch bedarf es weiterhin der individuellen Ansprache, wenn es darum geht, Ihre Mitarbeiter zu halten. Finden Sie heraus, wo der Schuh drückt. Oft ist es noch nicht einmal der Wunsch nach mehr Geld, sondern nach Wertschätzung und Anerkennung. Diese erfolgt durch neue interessante Aufgaben sowie individuelle Qualifizierungsmaßnahmen. Aber auch mehr Work-Life-Balance Möglichkeiten (Home-Office, Urlaubstage) spielen für Arbeitnehmer eine wichtige Rolle. Egal für welche Maßnahmen Sie sich entscheiden, um Ihre Mitarbeiter zu halten, ist es besonders wichtig, dass Sie rechtzeitig mit Ihren Arbeitnehmern sprechen.

Recruiting-Tools, die Ihrem Personalcontrolling helfen

Moderne Recruiting-Tools (z. B. Performance Analytics) können Ihnen beim Erheben der Kennzahlen eine erhebliche Hilfe sein. Sie zeigen Ihnen unter anderem diverse Kennzahlen (Cost per application) von Ihren Stellenanzeigen auf den unterschiedlichsten Recruiting-Kanälen (z. B. Indeed, Facebook, Google) an. Dies lässt zielgruppenspezifische Rückschlüsse für Sie zu, inwiefern sich einzelne Recruiting-Kanäle für Sie lohnen. Anhand gewisser Kennzahl Konstellationen erkennen Sie sogar, ob Ihre Stellenanzeigen oder Ihr Bewerberformular Optimierungsbedarf haben. Mehr dazu hier.

Personalcontrolling: HR-Trend 2024?

Kennzahlen zeigen Ihnen die Stärken und Schwächen Ihres HR auf. Insbesondere ist es wichtig alle Kennzahlen nicht ohne Bedacht zu erheben, sondern als Teil einer größeren HR-Kennzahlen Strategie zu sehen. Überlegen Sie sich deshalb genau, welche HR-KPIs Sie benötigen und welche nicht. Umso mehr Kennzahlen Sie erfassen, umso größer ist Ihr Arbeitsaufwand. Eine große Hilfe können Ihnen HR-Tools (z. B. Performance Analytics) sein, mit denen Sie schnell und einfach Ihre HR-Kennzahlen erheben können.