Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR

Die Digitalisierung in allen Bereichen unseres täglichen Lebens nimmt immer mehr zu. 95 Prozent der Bevölkerung in Deutschland sind schon Internetnutzer.[1] Dies stellt alle gesellschaftlichen Akteure vor eine Herausforderung. Auch Sie als Personalabteilungen müssen sich verstärkt mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen. Als Personalerinnen und Personaler gestalten Sie die digitale Transformation in Ihrer Organisation federführend mit. Sie sind aber auch für die Digitalisierung Ihrer eigenen HR-Funktionen zuständig. Generell birgt die Digitalisierung Ihrer Organisationsprozesse nicht nur Herausforderungen, sondern bietet enorme Chancen für die Effizienz Ihrer HR-Prozesse.

Der Frage nach dem aktuellen Stand der Digitalisierung von HR-Prozessen hat sich die „Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR“ der Universität Mannheim und Hochschule Rhein-Main angenommen. Sie soll Ihnen dabei helfen, den aktuellen Status Quo der Digitalisierung von HR-Prozessen zu erkennen, Entwicklungen aufzuzeigen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.[2] Eine Zusammenfassung der Studie und welche Learnings Sie daraus ziehen können, erhalten Sie hier.

Relevanz der Digitalisierung

Die Studienteilnehmer sehen in der Digitalisierung ihrer Organisation mehrheitlich eine sehr hohe Relevanz. Das gesamte Unternehmen attestiert der Digitalisierung zu 54 Prozent eine sehr hohe Relevanz und der HR-Bereich nur zu 44 Prozent. Auch die Größe der jeweiligen Unternehmen hat Einfluss darauf, welchen Stellenwert der Digitalisierung gegeben wird. Große Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern sehen die Digitalisierung Ihrer Prozesse wichtiger an (Ø 4,3), als kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern (Ø 3,7).

Potenzial der Digitalisierung zur Erreichung der HR-Ziele

Die befragten Unternehmen gaben mehrheitlich an, dass die Digitalisierung ein Hebel ist, um die HR-Ziele im eigenen Unternehmen zu erreichen. Die Relevanz der Digitalisierung wurde deshalb als hoch bis sehr hoch angesehen. Im Durchschnitt wurde die Relevanz mit 4,4 eingestuft.

Definierte HR-Digitalisierungsstrategie

Unternehmens- und HR-Digitalisierungsstrategie sind abgestimmt

Definierte Road-Map für die Umsetzung der HR-Digitalisierungsstrategie

Das Fundament der Digitalisierung in einer Organisation ist eine entsprechende Zielausrichtung und Digitalisierungsstrategie. Anhand der Studie lässt sich erkennen, dass dies noch nicht flächendeckend der Fall ist. Weniger als die Hälfte der Befragten stimmt der Aussage eher zu, dass es eine definierte HR-Digitalisierungsstrategie in Ihrer Organisation gibt.

Hier hat auch wieder die Unternehmensgröße Einfluss darauf, ob es eine definierte HR-Digitalisierungsstrategie gibt. Kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern haben eher selten eine definierte HR-Digitalisierungsstrategie. Hingegen bei Unternehmen mit mehr als 10000 Mitarbeiter ist eine HR-Digitalisierungsstrategie üblich.

Darüber hinaus ist es problematisch, dass bei einer Mehrzahl der befragten Organisationen die HR-Digitalisierungsstrategie nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt.

Learning: Stimmen Sie Ihre HR-Digitalisierungsstrategie mit Ihrer Unternehmensstrategie ab.

Elemente der HR-Digitalisierung

Die Zustimmung zu dem Einsatz von digitalen Technologien im HR wird weniger, je tiefgreifender die Veränderungen in der HR-Abteilung gehen. Daher gaben die meisten Unternehmen an, dass Sie Daten, welche analog vorlagen, jetzt digital speichern und bearbeiten (81 Prozent). Deutlich seltener werden die Daten genutzt, um daten- und evidenzbasierende Entscheidungen zu treffen (59 Prozent). 78 Prozent der Befragten nutzen digitale Kommunikationskanäle (z. B. Social Media), um miteinander zu kommunizieren. Nur etwas mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer nutzt die Digitalisierung, um internen Kunden neue HR-Produkte und Services anzubieten.

Die Studie hat gezeigt, dass nicht alle Personalfunktionen im gleichen Umfang digitalisiert wurden. Den größten Digitalisierungsgrad besitzen Recruiting und Personalauswahl. Es folgen die Personalverwaltung und der Personalservice, welche einen durchschnittlichen Digitalisierungsgrad aufweisen. Insbesondere in der Personalverwaltung und Personalservice (z. B. digitale Personalakte, Robotic Process Automation (RPA), Self-Service-Apps) ist bei dem Digitalisierungsgrad noch Luft nach oben. Denn diese HR-Funktionen sind aufgrund von standardisierten Prozessen für die Digitalisierung prädestiniert.

Hingegen haben die HR-Funktionsbereiche Personalcontrolling, Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung, Performance Management und Strategische Personalplanung einen niedrigen Digitalisierungsgrad. Hierbei ist der Digitalisierungsgrad von HR-Funktionen bei großen Unternehmen (>100.000 Mitarbeiter) am höchsten und bei kleineren Unternehmen (<50 Mitarbeiter) am niedrigsten.

Learning: Nutzen Sie moderne Recruiting-Tools (z. B. One-Click-Recruiter, Performance Analytics), um Ihre Personalbeschaffung zu digitalisieren. Nur so bleiben Sie im „War for talents“ wettbewerbsfähig!

HR-Zielerreichung – Potenzial vs. Umsetzung

Ein Großteil der befragten Personaler stimmte der Aussage zu, dass die Digitalisierungsaktivitäten im eigenen Unternehmen zur Zielerreichung der HR-Ziele beigetragen haben (Ø 4,4). Dennoch sind die meisten Studienteilnehmer mit dem Digitalisierungsgrad ihrer HR-Abteilung nicht zufrieden, da aus ihrer Sicht, das Optimierungspotenzial deutlich größer ist.

Treiber der HR-Digitalisierung

Der größte Treiber der HR-Digitalisierung ist aus Sicht der Befragten die HR-Abteilung selbst. Als größten externen Treiber der HR-Digitalisierung sehen die Befragten den Bewerbermarkt an. Dort ist es essenziell, einen möglichst professionellen Eindruck bei Bewerbern zu hinterlassen. Gut 67 Prozent der Befragten nennen explizit die Erwartungen der Bewerber. Für 30 Prozent der Bewerber spielen auch die internen HR-Kunden eine Rolle bei der Digitalisierung. Auch die aktuelle technologische Entwicklung (59 Prozent) und der Wettbewerbsdruck (41 Prozent) werden als Treiber der eigenen HR-Digitalisierung genannt.

Damit die HR-Digitalisierung in Ihrem Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen Sie entsprechende Rahmenbedingungen schaffen:

• kompetente, anpassungsfähige und nach Weiterentwicklung strebende Menschen
• vernetzte, innovative und agile Organisationsansätze
• zugängliche, hochwertige und genutzte Daten
• zielführende und transparente Steuerungskennzahl

Kooperation mit der IT

Die Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilung ist für den Erfolg der Digitalisierung eines Unternehmens unabdingbar. Eine Mehrheit der Befragten sehen die Kooperation zwischen HR- und IT-Abteilung als gegeben an (Ø 3,5).

Traditionelle KPIs

Um herauszufinden, ob die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung erfolgreich war, sind vordefinierte HR-Kennzahlen unabdingbar. Dennoch gaben weniger als ein Drittel der Unternehmen an, dass sie traditionelle HR-Kennzahlen nutzen, um die Performance Ihrer HR-Digitalisierung zu bewerten.

Barrieren der HR-Digitaliserung

Als größte Barriere der HR-Digitalisierung werden mangelnde personelle Ressourcen und zu wenig Zeit angesehen. In vielen Unternehmen haben die Personalerinnen und Personaler genug mit dem Tagesgeschäft zu tun und haben deshalb keine Zeit, sich um die HR-Digitalisierung zu kümmern. 44 Prozent der befragten Personaler geben an, dass mangelnde finanzielle Mittel der Grund für eine stockende Digitalisierung der eigenen HR-Abteilung ist. Dennoch scheinen mangelnde finanzielle Mittel nur für einen Teil der Personaler ein Hindernis bei der HR-Digitalisierung zu sein.

Vielmehr scheint es, dass Unternehmen ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung haben. Dennoch finden sie keine passenden Arbeitskräfte für die HR-Digitalisierung in ihrem Unternehmen. Darüber hinaus sind die oft genannten ausgeprägten Datenschutzbedenken und ein bremsender Betriebsrat kein Hindernis für die HR-Digitalisierung.

Learning: Nutzen Sie moderne Recruiting-Tools (z. B. One-Click-Recruiter), um Fachkräfte für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu gewinnen.

Technologien der HR-Digitalisierung

Bei der HR-Digitalisierung kommen die unterschiedlichsten Technologien zum Einsatz. Am häufigsten werden Social-Media-Plattformen (LinkedIn, Facebook, Xing) genutzt, um Bewerber zu gewinnen. Auch interne Social Collaborationen Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom, IBM Connections, Jira und Slack, sind das bevorzugte Mittel von Personalern, um miteinander zu kommunizieren. Insbesondere Corona hat den digitalen Austausch von HR-Kollegen verstärkt. Dahinter folgen die digitale Personalakte und Cloud-Lösungen, welche sehr häufig von HR -Abteilungen genutzt werden.

Bei Human-Capital- bzw. Experience-Management-Systemen (z. B. SAP Success Factors, Oracle, Workday) zeigt sich, dass die Größe des Unternehmens einen Einfluss auf die Nutzung solcher Systeme hat. Große Unternehmen haben häufig ein Human-Capital- bzw. Experience-Management-System im Einsatz. Kleine Unternehmen nutzen eher keine Human-Capital- bzw. Experience-Management-Systeme.

HR-IT-Ansatz

In der Studie wurde auch untersucht, welche HR-IT-Architektur von Unternehmen in der Regel genutzt wird. Gefragt wurde, ob einem „Best of Suite“ Ansatz oder einem „Best of Breed“ Ansatz gefolgt wird. Bei einem „Best of Suite“-Ansatz wird die HR-Softwarekomplettlösung genutzt, die am besten zum eigenen Bedarf passt. Hingegen bei einem „Best of Breed“-Ansatz werden mehrere Einzellösungen von verschiedenen Anbietern genutzt, die einzelne oder mehrere HR-Funktionen am besten abdecken. Ergebnis: Es gibt kein klares Bild, welche HR-IT-Architektur von Unternehmen bevorzugt wird.

Tipp: Wir empfehlen Ihnen, einen „Best of Breed“ Ansatz auszuwählen, da Sie in diesem Fall die besten Lösungen für Ihre jeweiligen HR-Aufgaben auswählen können. Darüber hinaus sind Sie bei „Best of Breed“- Lösungen nicht abhängig von einem einzelnen HR-Software-Anbieter.

Digitalisierungsgrad von HR 2022

Die Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR hat gezeigt, dass die Digitalisierung von HR-Abteilungen deutlich voran geschritten ist. Insbesondere Corona hat diese Entwicklung verstärkt. Eine vorhandene HR-Digitalisierungsstrategie unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung. Weiterhin ist es wichtig, dass Ihre HR- und IT- Abteilung eng zusammenarbeiten, damit die HR-Digitalisierung in Ihrem Unternehmen gelingt. Einzelne HR-Funktionen sind unterschiedlich weit digitalisiert in Unternehmen. Beispielweiße besitzt das Recruiting und die Personalauswahl in den meisten Unternehmen einen hohen Digitalisierungsgrad. Wohingegen die Personalentwicklung und Personaleinsatzplanung keinen hohen Digitalisierungsgrad in Unternehmen haben. Das bedeutet für Sie: Wenn Sie im „War for talents“ wettbewerbsfähig bleiben möchten, sollten Sie einen möglichst hohen Digitalisierungsgrad in Ihrer HR-Abteilung gewährleisten!

[1] https://de.statista.com/themen/9036/digitalisierung-in-deutschland/#topicOverview

[2] https://www.haufe.de/download/studie-digitalisierungsgrad-von-hr-579756.pdf